Handleiding niet-gejournaliseerde journaaltransacties

Handleiding 

Deze handleiding betreft het proces van het omzetten van journaaltransacties met de status ‘niet-gejournaliseerd’ naar ‘gejournaliseerd’. Het vrijgeven van documenten is binnen Visma.net een soort tweetrapsraket.  Documenten die een financiële transactie als gevolg hebben worden altijd eerst binnen de subadministratie verwerkt. Op het moment dat een document verwerkt is in de subadminstratie krijgt de achterliggende journaaltransactie de status ‘niet-gejournaliseerd’. Deze status houdt in dat de batch is vrijgegeven maar dat deze nog niet is geboekt in het journaal. Deze status is in veel gevallen de reden van een aansluitingsverschil tussen de subadminstratie en het grootboek. Normaal gesproken worden alle transacties in eerste instantie naar ‘niet-gejournaliseerd’ gezet en vervolgens wordt alles automatisch doorgezet naar ‘gejournaliseerd’. Mocht er ergens tijdens dit proces een hick-up plaats vinden, dan kan het wel eens zo zijn dat de status niet verder komt dan ‘niet-gejournaliseerd’. Hoe is dit makkelijk te checken?

Op moment dat een aansluitingsverschil gevonden is, is dit gemakkelijk op de grootboekkaart te checken:

1.  Ga naar Grootboek/Analyses/Grootboekkaart.’
2. Selecteer de benodigde parameters zoals, organisatie, rekening & periode.
3. Selecteer het vinkje ‘Niet-gejournaliseerde opnemen’:

1.  Ga naar Grootboek/Verwerking/Transacties journaliseren
2.  Klik op Alle journaliseren
3. Extra: Om dit scherm periodiek alle transacties automatisch te laten journaliseren is het ook mogelijk om hier een automatiseringsagenda op te zetten. Mocht u hier ondersteuning bij nodig hebben; raadpleeg uw implementatiepartner.
4.  Controleer op de grootboekkaart of het verschil verdwenen is.

NB: Niet-gejournaliseerde transacties zijn niet aan te passen of te verwijderen.