Automatische incasso's verwerken

<V1.0>

In dit document wordt het werken met incasso’s voor debiteuren uitgelegd. Hierbij gaan we ervan uit dat er een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg.

Het incassoproces bestaat uit 5 stappen:

1.Vastleggen incassogegevens bij de Debiteur

2.Het verwerken van de incasso’s

3.Het verwerken van incasso’s in de bank

4.Het verwerken van storneringen in de bank

5.Rapportage

Stap 1: Vastleggen incassogegevens bij de Debiteur 

1. Ga naar Menu/Debiteuren en selecteer de juiste debiteur
2. Open de stamgegevens van de debiteur
3. Ga naar het tabblad factuurinstellingen en zet bij de Afdruk- en emailinstellingen de vinkjes uit bij ‘Facturen afdrukken’ en ‘Facturen per e-mail verzenden’
   1. Let op: Dit zorgt er voor dat bij het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur de onderstaande vinkjes worden gezet waardoor de facturen direct beschikbaar komen in het incasso scherm.
4.  
5. Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in.
   1. nb: Het veld ‘datum laatste incasso’ kan gevuld worden als bijvoorbeeld voorheen uit een ander pakket werd geïncasseerd. Vervolgens wordt dit veld bijgewerkt op basis van de laatste incasso run die is uitgevoerd. 
6. 
7. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld ‘Is Standaard’ bij de juiste incasso methode.

Stap 2: Het verwerken van de incasso’s 

Algemeen: 

Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat er max 4 batches worden aangemaakt per run van 2 betaalmethodes. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele incasso limiet die per batch door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incasso datum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt).

1. Ga voor het uitvoeren van de incasso’s naar menu/debiteuren/Automatische incasso’s verwerken
2. Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening gevuld. Pas deze indien gewenst aan. 
3. 
4. Met het veld ‘Tot aan vervaldatum’ kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum lager dan deze datum worden getoond. Hierbij houdt Visma.net rekening met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank en die bij de betaalmethode zijn vastgelegd.
5. Vink de gewenste incasso’s aan en klik op ‘Verwerken’ of kies voor ‘Alle verwerken’

Direct na het verwerken wordt er een bestand aangemaakt en gedownload waarmee het incassobestand kan worden ingelezen in de bank. 

Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Hier zal het incasso bestand nog goedgekeurd moeten worden voor betaling.  

Pas na goedkeuring in de bank zal het bericht automatisch de status ‘Betaald’ krijgen in Autopay. 

Als er geen gebruik wordt gemaakt van de directe bankkoppeling zal in Autopay, na goedkeuring in de bank, handmatig de batch op de status ‘Betaald’ gezet moeten worden.

Gemaakte boeking

Na het verwerken van de incasso zal de boeking direct zichtbaar zijn in ‘Inkomende betalingen onderweg’ met de status ‘In balans’. Bij het verwerken van de incasso in de bank zal deze automatisch worden vrijgegeven

Stap 3. Het verwerken van incasso’s in de bank

1. Ga naar menu/bank-kas/afschriftregels verwerken en klik op ‘Matchen’
2. Ga naar de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt. 
3. Controleer in het linkerdeel van het scherm of de juiste betaling is geselecteerd.
   1. nb: De herkenning van de incasso’s in de bank gaat in principe automatisch omdat Visma.net op basis van de bankreferentie automatisch de regel herkend als zijnde het incassobestand.
4.  
5. Zet een vinkje bij gekoppeld. 
6. Verwerk de bank verder als u gewend bent.

De boeking bij ‘inkomende betalingen onderweg’ heeft nu de status ‘Vrijgegeven’ gekregen.

Stap 4. Het verwerken van storneringen in de bank

Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de omschrijving  van de transactie een EREF nummer staat. 

1. Klik bij het zien van storneringen op ‘Storneringen verwerken’
   1. Visma.net zal zelf de betreffende openstaande post matchen
2. Klik op ‘verwerken’. 
   1. Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur vrij om opnieuw te incasseren.

Let op: Belangrijk voor het verwerken van storneringen is dat de incasso batch waarin de betreffende stornering is meegenomen al is verwerkt.

Stap 5 Rapportage

In Visma.net is een standaard rapportage ‘Overzicht automatische incasso’s’ aanwezig waarop de status en historie van alle incasso’s is terug te vinden 

Deze kan via menu/Debiteuren/Analyses/ Overzicht automatische incasso’s worden opgevraagd