Bankafschriften verwerken

In deze handleiding wordt een uitleg gegeven voor het verwerken van bankafschriften voor de meest voorkomende situaties:

Deze zijn:

1. Het koppelen van een of meerdere verkoopfacturen aan een ontvangst.
2. Het vastleggen van een voorruitbetaling op een debiteur.
3. Het koppelen van een inkoopfactuur aan een uitgave.
4. Het verwerken van 'betalingen onder weg' in de bank.
5. Het verwerken van een uitgave direct op een grootboekrekening.
6. Het verwerken van een uitgave met btw op een grootboekrekening.
7. Het verwerken van een terugbetaling van een crediteur.
8. Het verwerken van een betaling van een 'nog' onbekende debiteur.
9. Het afboeken van verschillen.
10. Het splitsen van regels.

Stap 1

1. Ga naar menu/Bank-kas/Transacties/Afschriftregels verwerken.
2. Selecteer de gewenste bank/kasrekening.
3. Klik vervolgens op 'matchen'.

Afhankelijk van de instellingen en de aanwezige gegevens in het afschrift worden nu automatisch regels gekoppeld aan een betaling,  factuur of invoersoort (met gekoppelde rekening).

Stap 2

Situatie 1. Het koppelen van een of meerdere verkoopfacturen aan een ontvangst.

Als na het het matchen het ontvangen bedrag gekoppeld wordt aan de factuur dan is dit zichtbaar in het tabblad 'Aan factuur gekoppeld'

Als er geen factuur wordt herkend kan de factuur (of meerdere facturen) op de volgende manier worden gekoppeld.

1. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
2. Kies voor de module Debiteuren en selecteer de betreffende debiteur.
3. Klik op het + om een regel toe te voegen
4. Selecteer een verkoopfactuur vanuit de kolom referentie, voeg eventueel een extra regel toe als meerdere facturen zijn betaald. (ook eventuele creditnota's kunnen hier geselecteerd worden, kies dan wel voor het documenttype creditnota)
5. Klik vervolgens op opslaan (in het rechterscherm wordt nu een 'vinkje' gezet in de kolom  'Gereed' van  de betreffende vestiging.

Een andere manier dan middels het + een factuur toe te voegen is door gebruik te maken van de knop 'Documenten selecteren' 

1. Klik op de knop 'Documenten selecteren'.
2. Vul eventueel een 'Tot aan Vervaldatum' in.
3. Selecteer de gewenste facturen en of creditnota's via het 'vink' veldje en klik op 'Toevoegen & Sluiten'

Situatie 2. Het vastleggen van een voorruitbetaling op een debiteur.

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
3. Kies voor de module Debiteuren en selecteer de betreffende debiteur.
4. Vul een omschrijving in.
5. Klik vervolgens op 'Opslaan'.

NB: in het veld Status wordt de afkorting GD van Geen Document weergegeven. Deze kan worden genegeerd. 

Op de betreffende Debiteur is nu een 'Open' Betaling geregistreerd. Deze kan later worden verrekend met de betreffende factuur.

Situatie 3. Het koppelen van een inkoopfactuur aan een uitgave.

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Als de bijbehorende factuur herkend is dan wordt deze in het tabblad 'Aan factuur koppelen' weergegeven en zal automatisch het vinkje 'Gereed' worden gezet.
3. Als er geen factuur wordt herkend kan deze op de volgende manier worden gekoppeld.
   1. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
   2. Kies voor de module 'Crediteuren' en selecteer de betreffende crediteur.
   3. Klik op het + om een regel toe te voegen.
   4. Selecteer een inkoopfactuur vanuit de kolom referentie, voeg eventueel een extra regel toe als meerdere facturen zijn betaald (Ook eventuele Debetcorrecties kunnen hier geselecteerd worden, kies dan wel voor het documenttype Debetcorrectie).
4. Klik vervolgens op opslaan (in het rechterscherm wordt nu een 'vinkje' gezet in de kolom  'Gereed' van  de betreffende vestiging.
   

Een andere manier dan middels het + een factuur toe te voegen is door gebruik te maken van de knop 'Documenten selecteren'.

1. Klik op de knop 'Documenten selecteren'.
2. Vul eventueel een 'Tot aan Vervaldatum' in.
3. Selecteer de gewenste facturen en of debetcorrecties via het 'vink' veldje en klik op 'Toevoegen & Sluiten'.

Situatie 4. Het verwerken van 'betalingen onder weg' in de bank.

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
3. Kies voor module Bank-Kas .
4. Selecteer de invoersoort die gekoppeld is aan de Betalingen onderweg rekening (maak deze eventueel aan in het scherm invoersoorten).
5. Klik vervolgens op 'Opslaan'.

NB: afhankelijk van de in het afschrift aanwezige informatie kan door gebruik te maken van herkenningsregel, deze regel ook automatisch gematched worden

Situatie 5. Het verwerken van een uitgave direct op een grootboekrekening.

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
3. Kies voor module Bank-Kas.
4. Selecteer de invoersoort 1 (hier kan zelf in de aangemaakte regel een rekeningnummer worden ingegeven of gebruik een reeds aanwezige invoersoort die al gekoppeld is de betreffende rekening (maak deze eventueel aan in het scherm invoersoorten).
5. Klik vervolgens op 'Opslaan'.

Situatie 6. Het verwerken van een uitgave met btw op een grootboekrekening.

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
3. Kies voor module Bank-Kas.
4. Selecteer de invoersoort 1 (hier kan zelf in de aangemaakte regel een rekeningnummer worden ingegeven of gebruik een reeds aanwezige invoersoort die al gekoppeld is de betreffende rekening (maak deze eventueel aan in het scherm invoersoorten).
5. Vul het juiste BTW gebied in.
6. Pas in de aangemaakte regel eventueel het tegenrekeningnummer aan en vul bij BTW categorie de juiste categorie in.
7. Klik vervolgens op 'Opslaan'.

NB: Standaard staat de BTW berekening op Bruto ingesteld

Situatie 7. Het verwerken van een terugbetaling van een crediteur.

Een terugbetaling van de crediteur zonder dat er een inkoopdocument aanwezig is kan alleen worden verwerkt via de zogenaamde herindelingsrekening. Hiervoor moet een herindelings Bank-Kas rekening aanwezig zijn die is gekoppeld aan een invoersoort 'Herindeling Ontvangst'. Als deze niet aanwezig is vraag dan uw consultant om dit in te richten in de administratie.

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
3. Kies voor module Bank-Kas.
4. Kies voor module Bank-Kas.
5. Selecteer de invoersoort HERONTV.
6. Klik vervolgens op 'Opslaan'.

NB: Via het scherm Betalingen opnieuw indelen kan vervolgens de juiste crediteur worden gekoppeld aan deze betaling. Er wordt dan een crediteurbetaling aangemaakt van het type 'Restitutie Crediteur'  Deze kan vervolgens worden gekoppeld aan de juiste debetcorrectie.

Situatie 8. Het verwerken van een betaling van een 'nog' onbekende debiteur.

Deze optie wordt behandeld in het document Hoe verwerk ik een voorruitbetaling van een debiteur.

Situatie 9. Het afboeken van verschillen.

In dit voorbeeld gaan we uit van een afwijkend bedrag voor de ontvangst van een verkoopfactuur.

1. Als nadat de factuur is geselecteerd in het scherm er nog een saldo aanwezig blijft (positief of negatief) dan kun je in de betreffende regel het eventuele saldo ingeven in de kolom Saldo afboeking. Standaard wordt de redencode 7 ingevuld. Hier is een rekening aan gekoppeld die gebruikt wordt voor het afboeken van deze verschillen.

           Het afboeken met redencode kan alleen in geval er te weinig is betaald door de debiteur. Heeft een debiteur te veel               betaald dan moet de regel worden gesplits en kan dan rechtstreeks op een grootboekrekening geboekt worden.

NB: Op debiteurniveau is een afboeklimiet vastgelegd. als deze lager is dan het af te boeken bedrag zal dit eerst bij de stamgegevens van de debiteur moeten worden aangepast in het veld 'Afboekingslimiet' op het tabblad 'Algemene informatie'

Situatie 10. Het splitsen van een Bedrag.

In dit voorbeeld gaan we uit van een betaling op de bank die over twee rekeningen moet worden gesplitst

1. Ga op de betreffende regel staan.
2. Klik in het tabblad 'Betaling aanmaken' op het vinkje 'Aanmaken'.
3. Kies voor module Bank-Kas.
4. Selecteer de invoersoort 1.
5. Pas op de aangemaakte regel het bedrag aan (er wordt nu een resterend saldo weergegeven middels een geel uitroepteken).
6. Klik vervolgens op 'Splitsen'.
7. In het linker scherm is nu een extra regel aangemaakt onder de originele regel met een pijltje.
8. Ga op deze regel staan boek het resterende saldo op de juiste manier af (Indien nodig kan ook deze regel opnieuw gesplitst worden door het bedrag aan te passen).